Klinik Layanan Konsultasi kearsipan

• 

• KETENTUAN PENGGUNA LAYANAN

Bahan Layanan Kearsipan adalah arsip dan semua bahan kearsipan yang tersimpan dan berada dalam tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah ( LKD).

Ketentuan pengguna layanan  kearsipan, meliputi :

1. Bahan kearsipan / pedoman kearsipan dapat digunakan untuk kepentingan lembaga lain, lembaga pencipta arsip, peneliti, maupun masyarakat
2. Pengguna mendapat layanan sesuai dengan permohonan yang disampaikan
3. Pengguna layanan dapat meggunakan bahan kearsipan, pedoman kearsipan dan sarana kearsipan sesuai petunjuk yang disampaikan petugas layanan

• JENIS LAYANAN

Jenis  layanan yang terkait dengan penyelenggaraan kearsipan adalah :

-> Layanan Konsultasi tentang Tata Kelola Arsip

Pelayanan Konsultasi tentang Tata Kelola Arsip dilakukan dengan ketentuan :

1. Informasi dan konsultasi dapat melalui telepon atau datang langsung ke Klinik Layanan Konsultasi kearsipan berdasarkan perseorangan atau kelompok;
2. Calon pengguna dapat bersurat terlebih dahulu atau dapat melalui telepon ke Lembaga Kearsipan Daerah ( LKD) untuk penentuan layanan agar jadwal tidak berbenturan dengan kegiatan lainnya;
3. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) menyatakan kesanggupan sesuai kesepakatan antara permintaan pengguna dan Lembaga;
4. Layanan yang di yang disampaikan dapat berupa metode tanya jawab tentang pengelolaan arsip atau peragaan tata kelola arsip dengan mempergunakan alat peraga sarana kearsipan
5. Pada hari yang telah disepakati dilaksanakan layanan tersebut dengan pengguna melengkapi :
   • Surat Tugas dari instansi pengguna atau surat permohonan layanan
   • Mengisi buku tamu
   • Mengisi formulir jenis layanan yang diinginkan pengguna
   • Dokumentasi dan laporan pelaksanaan layanan bagi Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)

Kegiatan layanan konsultasi kearsipan tentang pengelolaan arsip ini telah dilaksanakan sejak berdirinya Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Rejang Lebong pada tahun 2018. Namun dalam perjalanannya tidak semulus dengan yang kita harapan, terkendala dengan berbagai aspek. Dari aspek ketersediaan kebijakan daerah terkait kearsipan, sumber daya kearsipan yang meliputi Sumber daya manusia kearsipan dan sarana prasarana yang tersedia.

Untuk saat ini layanan konsultasi kearsipan tetap dilakukan dengan kondisi sebagai berikut :

1. Ruang layanan terpisah dengan ruang kerja.
2. Belum ada ruang transit pengguna, baik  pengguna layanan konsultasi kearsipan maupun baca/pinjam pedoman kearsipan.
3. Petugas Layanan Kearsipan belum berkompetensi di bidang kearsipan sehingga untuk meningkatkan kompetensinya petugas layanan harus mengikuti  Diklat Teknis Kearsipan atau bimbingan kearsipan
4. Dalam mendukung terwujudnya Tertib Arsip Kabupaten Rejang Lebong  dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan suatu Inovasi Bidang Kearsipan yaitu“KLINIK LAYANAN KONSULTASI KEARSIPAN”. Tujuan inovasi ini adalah untuk mempercepat kemandirian Pencipta Arsip di setiap OPD, Kecamatan, Desa dan Kelurahan dalam mengelola arsip dari proses:
   • Penciptaan Arsip;
   • Penggunaan Arsip;
   • Pemeliharaan Arsip;
   • Penyusutan Arsip.

• PERSYARATAN LAYANAN

1. PERSYARATAN UMUM
   • Menyerahkan identitas diri dan membawa surat pengantar atau surat permohonan;
   • Pelajar/mahasiswa : dari sekolah/Fakultas
   • Instansi : dari instansi pengguna berasal
   • Umum : Surat Permohonan dan foto copy KTP
2. Bisnis, iklan dam promosi : dari perusahaan atau lembaga swasta;
3. Mengisi formulir konsultasi atau baca /pinjam pedoman kearsipan
4. Bagi pengguna yang akan menggandakan Dokumen Kearsipan mengisi formulir permohonan penggandaan dan mengikuti ketentuan yang berlaku;
5. Bagi pengguna yang akan memanfaatkan layanan pinjam pedoman kearsipan atas permintaan lembaga pemohon wajib menandatangani surat permohonan peminjaman;
6. Pengguna layanan  mengembalikan dokumen kearsipan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan dari LKD.
7. Mentaati  tata tertib layanan.

• TATA TERTIB RUANG KONSULTASI
  • Pengguna arsip wajib :
    • Menitipkan barang bawaan dalam loker yang telah disediakan dan hanya diperkenankan membawa alat tulis berupa pensil, dan buku tulis ke ruang layanan;
    • Mengikuti layanan konsultasi kearsipan sesuai waktu dan ketentuan yang telah disampaikan oleh petugas selama layanan berlangsung;
    • Berpakaian dan bertingkah laku sopan;
    • Menjaga ketenangan  dan kerapihan dalam ruang layanan;
    • Mematuhi waktu layanan;
  • Pengguna arsip tidak diijinkan untuk :
    • Membawa makanan, minuman, dan merokok dalam ruang layanan
    • Menggangu pengguna lain
    • Membawa Dokumen kearsipan/sarana peraga kearsipan keluar ruang layanan
    • Memberi coretan, tulisan, atau tanda apapun pada Dokumen kearsipan dan sarana peraga kearsipan
    • Merusak, melipat, menyobek, melepas Dokumen kearsipan dari kesatuannya, dan sarana peraga kearsipan atau mengubah susunan fisiknya;
  • Pemesanan layanan dinyatakan batal apabila :
    • Permohonan yang sudah dipesan dalam waktu satu minggu tetapi tidak digunakan.
    • Permohonan penggandaan dokumen kearsipan yang sudah dipesan tetapi tidak digunakan dalam waktu satu minggu.
  • Penggunaan laptop dan atau barang yang sejenis dimaksud hanya diijinkan berfungsi sebagai alat tulis

• WAKTU LAYANAN
  1. Senin – Rabu dan Jumat :
     • Jam 09.00 – 12.00 WIB  Layanan Arsip
     • Jam 12.00 – 13.00 WIB  Istirahat
     • Jam 13.00 – 15.00 WIB  Layanan Arsip
  2. Jum’at :
     • Jam 09.00 – 10.00 WIB Layanan Arsip

CATATAN : LAYANAN TATAP MUKA SEDANG DITUTUP SAMPAI WAKTU YANG BELUM DI TENTUKAN DIKARENAKAN SEDANG BERLAKUNYA PPKM, NAMUN LAYANAN BISA DILAKUKAN VIA ONLINE DENGAN CARA MENGHUBUNGI NO DI BAWAH INI :

• Ibu Lilik Permini : 0811-7302-870
• Ibu Gustiana Erni : 0822-8503-7988