Rejang Lebong (Info) 08/10-Dalam penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel, birokrasi merupakan ujung tombak pelaksanaan pelayanan publik. Birokrasi (pelayan) harus mampu menunjukkan pelayanan cepat, tepat, akurat, terbuka dengan tetap mempertahankan kualitas efisiensi biaya dan ketepatan waktu. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah kabupaten Rejang Lebong berbenah diri dan berusaha keras melaksanakan fungsi dan tugasnya sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang dapat memberikan Pelayanan Informasi Arsip yang Prima terhadap masyarakat pengguna arsip yang harus ditunjang dengan sarana, prasarana dan sumber daya manusia maupun mekanisme yang memadai.
Pada tahun 2016 kelembagaan berbentuk kantor dengan nama Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah kabupaten Rejang Lebong, hanya terdiri dari satu Seksi Kearsipan, satu orang staf dan belum ada arsiparis. Pengelolaan arsip masih terbatas pada pemilahan arsip non arsip dan arsip, penataan arsip secara manual belum ada daftar arsip. Belum dilaksanakan pembinaan kearsipan dan pengawasan kearsipan. Konsultasi kearsipan tetap dilaksanakan sebatas informasi kearsipan dan ada layanan peminjaman arsip terbatas apa yang tersedia tidak dilengkapi daftar arsip. Pada tahun 2017, dari status berbentuk Kantor melebur ke Sekretariat Pemda kabupaten Rejang Lebong dengan nama “Bagian Administrasi Perpustakaan dan Arsip Daerah”, dengan hanya satu kassubag yaitu Kearsipan dan kewenangannya hanya sebatas Sekretariat Pemda Kabupaten Rejang Lebong saja, termasuk pembinaan kearsipan sangat terbatas, yaitu dilaksanakan sepuluh (10) OPD dan satu BUMD yaitu PDAM sebagai sampel penyelenggaraan kearsipan.
Pemerintah Daerah Kabupaten Rejang Lebong tahun 2017 ini menjadi sampel pelaksanaan Pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap pelaksanaan penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip. Pengawasan terhadap penegakan peraturan perundangan adalah ketaatan dan kepatuhan pencipta arsip, pejabat struktural dan fungsional serta pengelola arsip dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan kearsipan. Pengawasan kearsipan dengan pelaksanaan Audit Kearsipan Eksternal dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Bengkulu pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Rejang Lebong yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah. Audit ini bertujuan menguji ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah. Dari hasil pengawasan tersebut disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan pada pemerintah Daerah Kabupaten Rejang Lebong secara keseluruhan bernilai dengan sebutan jelek. Dari hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggung jawab pada Pemerintah Daerah Kabupaten Rejang Lebong dapat menindaklanjuti rekomendasi berbagai aspek pada LAKE tersebut.
Dari hasil Pengawasan, aspek pertama yang ditindaklanjuti adalah perubahan status kelembagaan, yaitu pada tanggal 02 April 2018 Lembaga Kearsipan baru terbentuk menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Rejang Lebong dengan tipe C, yang terdiri dari satu Sekretariat, satu bidang Penyelenggaraan Perpustakaan dan bidang penyelenggaraan Kearsipan. Bidang Penyelenggaraan Kearsipan terdiri dari satu orang Kepala Bidang dengan kasie Pengawasan, sedangkan kasie pengelolaan arsip dan pembinaan arsip masih kosong, dibantu satu orang arsiparis dan satu orang pelaksana.
Dengan keterbatasan SDM, tindak lanjut aspek berikutnya adalah ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, yaitu menyusun draf Tata Kearsipan dan Klasifikasi Arsip Pemerintah Kabupaten Rejang Lebong. Setelah tertuang dalam Peraturan Bupati disosialisasikan pada bulan Nopember tahun 2018, dilanjutkan dengan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Keuangan. Sebagai Pedoman Penyelenggaran Kearsipan baik di Lembaga Kearsipan Daerah maupun di OPD. Pembinaan Kearsipan pada tahun ini ke sebelas (11) Organisasi Perangkat Daerah, ke tiga (tiga) kecamatan, ke BMA dan PDAM belum dilaksanakan ke seluruh OPD di Kabupaten Rejang Lebong. Audit Kearsipan Eksternal dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Bengkulu pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Rejang Lebong yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Tahapan pada tahun ini adalah Monitoring Tindak Lanjut Hasil pengawasan dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah Propinsi. Maksud dari pelaksanaan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan adalah untuk menilai tindak lanjut yang dilakukan oleh Pemerintah Propinsi atas rekomendasi hasil audit kearsipan yang telah dilaksanakan. Dari hasil penilaian belum ada hasil yang memuaskan, dari aspek ketaatan peraturan perundang-undangan sudah ada progress. Sedangkan aspek yang lainnya harus segera ditindaklanjuti dan ditingkatkan lagi pencapaian kinerjanya. Pada tahun 2019 kasie pengelolaan arsip dan kasie pembinaan telah terisi pejabat struktural, sehingga ketiga seksi terisi, dan mempunyai kewenangan penuh dalam penyelenggaraan kearsipan yaitu pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan ke seluruh Pencipta arsip termasuk OPD, BUMD, Ormas/Orpol dan Perorangan. Pengawasan Internal harus dilaksanakan sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, nilai yang akan diperoleh keseluruhan adalah jumlah nilai pengawasan eksternal ditambah dengan nilai pengawasan internal. Namun di tahun ini Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Rejang Lebong belum melaksanakan pengawasan internal dan Hasil penilaian pengawasan yang diperoleh hanya dari nilai pengawasan eksternal saja dengan peringkat pertama sepropinsi Bengkulu.
Pada tahun 2020 penyelenggaraan kearsipan tetap dilaksanakan dimasa pandemik dengan menerapkan pembatasan sosial, namun kegiatan penyelenggaraan kearsipan tetap dilaksanakan dengan Prosedur Kesehatan. Pengelolaan arsip dilaksanakan di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan di Organsasi Perangkat Daerah (OPD), pembinaan kearsipan dilaksanakan di Desa, Kelurahan, dan beberapa OPD, namun belum seluruh OPD se-kabupaten Rejang Lebong terbatas dengan anggaran dan SDM kearsipan yang tersedia. Dari pelaksanaan hasil Audit Pengawasan Internal Unit Pengolah yang dilakukan pada Perangkat Daerah di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Rejang Lebong secara keseluruhan memperoleh nilai dengan kategori kurang. Hal tersebut diperlukan kebijakan dan tindak lanjut dari segi aspek yang bernilai kurang. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah telah melaksanakan pembinaan dan bimbingan pengelolaan arsip belum maksimal karena keterbatasan waktu, Anggaran dan SDM Kearsipan ke Pencipta Arsip yaitu Organisasi Perangkat Daerah, namun harus ditambah lagi dengan kegiatan penunjang tugas pokok pembinaan kearsipan dengan melaksanakan suatu inovasi Bidang Kearsipan yaitu“KLINIK LAYANAN KONSULTASI KEARSIPAN”.
Tahun 2020 ini dilaksanakan secara uji coba dan akan terus dilanjutkan pada tahun- tahun berikutnya, inovasi ini merupakan upaya mempercepat peningkatan pengelolaan Arsip di Pencipta Arsip (OPD, Kecamatan, Desa dan Kelurahan) dan dalam mendukung perwujudan Tertib Arsip Kabupaten Rejang Lebong.
Konsultasi (BPKD)